مقدمه:
امروزه صنايع ما در ظاهر امر آنچنان درگير مشكلات مالى و فضاى اقتصادى نا آرام شده اند كه مشكلات بنيادين سازمانى و مديريتى آنها كمتر به ديده مى آيد. همه روزه ما در سازمان ها و واحدهاى توليدى شاهد ابهامات فرآيندى، دوباره كارى ها، تعدد مراكز تصميم گيرى و... مى باشيم در حالى كه عمده مشكلات خود را بر گردن وضع بازار و اقتصاد ناسالم انداخته اند. كاهش كيفيت محصولات، افزايش بهاى تمام شده، توليد سنتى، افزايش روز افزون زمان تلف شده، همه و همه ريشه در مدل هاى مديريتى و طراحى سازمان ها و به ويژه مبحثى به نام مديريت فرآيند هاى سازمان یا BPM دارد.

تعریف BPM :
عمليات داخل سازمان‌ها در قالب فرآيندها طراحي و ساختاردهي مي‌شوند. فرآيندها مجموعه‌اي از عمليات داخل سازمان هستند كه مجموعاً هدف واحدي را برآورده مي‌نمايند و ارزش افزوده واحدي را براي سازمان ايجاد مي‌كنند.
از نظر مديريتي، مديريت فرايندهاي كسب و كار را مي توان مجموعه اي از متدولوژي ها، تكنيك ها و ابزارها جهت پشتيباني از تحليل و بهبود فرايندهاي كسب و كار دانست.
از نظر فني نيز مديريت فرايندهاي كسب و كار با استفاده از روش ها، تكنيك ها و نرم افزارهايي به منظور طراحي، اجرا، كنترل و تحليل فرايندهاي كسب و كار، از اين فرايندها پشتياني ميكند.
مدیریت فرآیندهای کسب و کار رویکردی مدیریتی است که در آن سازمان متناسب با نیاز های و خواسته ها تنظیم میشود. از نگاه کلی، «کارایی» و «اثر بخشی» سازمان در این سیستم ها به شکل قابل توجهی افزایش می یابد.
فعالیت هایی BPM را میتوان در 4 گروه «طراحی و مدل سازی»، «ایجاد و اجرا»، «مدیریت و پایش» و «تحلیل و بهبود» طبقه بندی نمود. در شکل زیر مراحل اصلی چرخه مدیریت فرایندهای کسب و کار را نشان می دهد:

مزایای مدیریت فرایند های تجاری:
    مستندسازي و تعريف فرايندها: استانداردهایی مانند BPMN امکان مستندسازی فرایندها را فراهم می نماید.
    خودكار سازی اجرای فرايندها: با BPM تمام قوانين و منطق هاي تجاري سازمان اتوماتيك خواهند شد.
    شناسايي فرصتها و بهبود فرايندها: همچنين BPM معيارهايي را فراهم مي كند براي اندازه گيري هزينه فرايندها و زمان اجرا كه در اين صورت بهينه سازي بر اساس نتايج واقعي خواهد بود.
    حذف فعاليتهاي غير ضروري: در BPM به كمك مدلسازي فرايندها، سازمانها مي توانند فرصتي براي حذف كارهاي غير ضروري داشته باشند.
    کنترل کارایی فرایندهای در حال اجرا: BPM با ابزارهای نظارتی امکان نظارت وضعیت فرایندها را ممکن می سازد در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرایندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن انها برای کارایی بیشتر می‌شود همچنین قابلیت اندازه گیری انها باعث می‌شود که دید مدیریتی بهتری داشته باشیم.
    همكاري مشتري ها و شركا در فرايندهاي تجاري: BPM امكان همكاري مشتريان و شركا را ازخارج از سازمان فراهم مي كند. و برای فرايندهايی كه در خارج از محدوده سازمان قرار دارند. بسيار كاربردی خواهد بود.
    کاهش منابع مورد نیاز: فرایندهای كسب و كار به افراد و منابع بسياری نياز دارند تا اجرا شوند. BPM می‌تواند تعداد منابع مورد نياز برای يك فرايند را كاهش می‌دهد
    افزایش هماهنگی: BPM هماهنگی بين بخش‌های مختلف يك شركت را از بعد جغرافيايی بهبود می‌بخشد.
    افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: BPM با كاهش زمان اجراي فرايندها و امكان اجراي موازي انها سرعت كسب و كار را بهبود مي دهد.
    افزايش رضايتمندي مشتري: با کاهش زمان اجرا و اطمينان از درستي انها باعث مي شود كه مشتريان سريعتر و اسانتر به نيازمندي هاي خودشان برسند.
    چابکی سازمان: BPM اين امكان را براي سازمانها فراهم مي كند كه در صورت تغيير شرايط به راحتي بتوانند تغييرات را در فرايندها اعمال كنند. به این ترتیب به حفظ موقعيت سازمان در بازار رقابتی کمک می نماید.

تعریف گردش کار:
خودکارسازی یک فرایند (تجاری)، بطور کامل و یا جزئی، که در طی آن مستندات، اطلاعات و یا کارها بر اساس یکسری قوانین تعریف شده، بین اجزاء سیستم رد و بدل می شوند.

سیستم مدیریت گردش کار:
سیستمی که امکان تعریف، نمونه سازی و اجرای یک گردش کار را با استفاده از یک و یا چند موتور گردش کار فراهم می سازد، سیستم مدیریت گردش کار می گویند. چنین سیستمی قادر به تفسیر تعاریف  پروسه ها، تعامل با اجزاء سیستم و فراخوانی و فعال سازی سرویس های IT مورد نیاز می باشد.

ابعاد یک سیستم گردش کار:
1-    منطق فرایند
2-    منطق سازمان
3-    زیر ساخت IT

امکانات سیستم :
1-    تعریف سناریوی اصلی گردش کار.   
2-     ايجاد ، ذخيره ، بازيابي و ويرايش گردش‌ كار و فرآيندها به صورت گرافيكي.
3-    تعريف شروط  و تصميم ‌گيري در مراحل مختلف گردش ‌كار و فرآيند.
4-    امكان معرفي چارت سازماني و منابع سازماني به موتور گردش كار.
5-    مديريت و اجراي چندين فرآيند همزمان.
6-    ایجاد زیر ساختهای فناوری اطلاعات.
7-    Import و Export يك گردش كار و فرآيند.
8-    سرویس دهنده بسیار قدرتمند و پایگاه داده.
9-    استفاده از انواع فرم‌هاي سيستم‌ هاي مختلف در تعريف يك فرآيند گردش كاري.
10-    مدلسازی فرایند با BPMN
11-    طراحي و پياده‌ سازي پردازش هاي مورد نظر سازمان در بخش هاي مختلف گردش‌ كار و فرآيند.
12-    انتشار در لحظه با یک کلیک.
13-    یکپارچگی با LDAP و یا Active Directory
14-    یکپارچگی با پورتال و سفارشی سازی آن.
15-    انجام پردازش های اتوماتيك در مراحل مختلف يك گردش كار.
16-    تعیين مهلت انجام کار در هر قسمت در گردش كار.
17-    پشتیبانی از چند زبان.
18-    پشتیبانی از زمان های جغرافیایی مختلف.
19-    پایش فعالیت های کسب و کار (Business Activity Monitor)
20-    گزارش پویای چند بعدی.
21-    مشاهده مراحل گردش كاري طي شده به صورت گرافيكي.
22-     یکپارچگی با سایر برنامه ها.
23-    یکپارچگی با سایر پایگاه های داده.
24-    برقراري ارتباط با بانكهاي اطلاعاتي مختلف و تصميم‌ گيري طبق اطلاعات موجود آنها در حين گردش‌ كار و فرآيند.
25-    دسترسی روی اینترنت.
26-    یکپارچگی کامل با اتوماسیون.

مزاياي اصلي سيستم گردش كار
مزاياي مستقيم و غير مستقيم متعددي را به همراه دارد. از جمله اين مزايا مي‌توان به موارد زير اشاره كرد:
1-    مدیریت بر گردش کار کل سازمان و كنترل بهتر فرآيندها.
2-    مدیریت و نظارت بهتر بر عملکرد واحدهای مختلف و یا افراد مختلف در سازمان و بهبود کارائی.
3-    استفاده از انواع روش‌های اطلاع‌رسانی و نیز قابلیت اتصال به پایانه‌های ویژه محیط‌های کار گروهی.
4-    بهبود خدمات به مشتريان.
5-    انعطاف پذيري بر روی گردش کارهای در حال انجام.
6-    بهبود فرايندهاي سازمان.
7-    كاهش دادن هزينه‏هاي زنجيره تامين مواد و منابع.
8-    كوتاه نمودن زمان كل انجام یک وظیفه.
9-    ايجاد زمان مطمئن براي تحويل و مدیریت بر زمان انجام کار.